PROMAS
На этой странице размещены материалы для проектов по Программе ПС Коларктик: наиболее важные документы, шаблоны для отчетности, инструкции по их заполнению. Основным документом, с которым необходимо ознакомиться всем участникам проектов, является Руководство по реализации проекта. Руководство содержит практическую информацию об условиях реализации проектов, советы и рекомендации Управляющего Органа.
Материалы и информация
Руководство по реализации проекта
Руководство по реализации проектов было обновлено 21 января 2021.
Предыдущая версия документа дополнена более подробной информацией. Руководство также включает новый раздел с информацией о микропроектах, одобренных по итогам Четвертого раунда подачи проектных заявок.
Обновления в руководстве касаются:
- роли руководства и излагаемых в нем требований к проектам
- коммуникации между Управляющим Органом, Бранч-офисами и Партнерами проекта
- мероприятий проектов
- приемлемости расходов на персонал
- приемлемости командировочных расходов
- приемлемости представительских расходов и расходов на питание
- процедуры закупок, а именно независимости поставщиков
- предоставления более подробной информации об индикаторах
- модификаций бюджета проекта
Грант Контракт
После того, как Совместный Мониторинговый Комитет (СМК) примет решение о финансировании проекта и закончится процедура согласования, контактное лицо проекта в Управляющем Органе начинает подготовку Грант Контракта. Грант Контракт каждого проекта загружается в систему PROMAS после его подписания.
Каждый Грант Контракт содержит следующие приложения:
- Приложение I: План проекта
- Приложение II: Условия, применимые к Грант Контрактам, финансируемым Программой ПС Коларктик
- Приложение III: Бюджет проекта
- Приложение IV: Требования, предъявляемые к расходованию средств гранта
- Приложение V: Процедуры утверждения контракта
- Приложение VI: Утверждение договоров на закупку со стороны российских частных бенефициаров
В зависимости от проекта могут потребоваться и другие приложения.
Отчетность
Во время реализации проекты должны предоставлять отчеты Управляющему Органу. Основным объектом оценки проектов является выполнение ими поставленных задач. Оценить успешность проекта можно при условии четкой формулировки основных результатов и индикаторов деятельности проекта на начальном этапе его реализации. Кроме того, при подготовке отчетности важно описывать мероприятия и результаты проектной деятельности в строгом соответствии с планом работ, содержащемся в проектной заявке. В этом случае Управляющий Орган сможет оценить вероятность достижения результатов проекта и его влияние на целевые группы.
В системе ПРОМАС заполняются и предоставляются следующие виды отчетов:
- Обновление информации по проекту / Project update
- Промежуточный отчет (содержательная и финансовая часть) / Interim report (narrative and financial parts)
- Финальный отчет (содержательная и финансовая часть) / Final report (narrative and financial parts)
Аудит
Проверка расходов проекта должна проводиться внешним аудитором. Критерии выбора аудитора, а также инструкции по проведению аудиторской проверки содержатся в Приложении IV к Грант Контракту «Процедура проверки доходов и расходов» (EV1 Expenditure and Revenue verification procedure).
Результатом аудиторской проверки является вывод о том, что расходы и доходы проекта, представленные бенефициаром:
- реальны (расходы были действительно понесены, доходы идентифицированы и количественно определены)
- точно зафиксированы (суммы указаны и записаны в соответствии с подтверждающими документами)
- приемлемы (соответствуют критериям приемлемости), а также Грант Контракту.
Коммуникации и освещение проекта
Управляющий Орган предоставляет необходимую информацию и проводит консультации на протяжении всего процесса реализации проекта. Для каждого проекта Управляющий Орган назначает контактное лицо из числа своих сотрудников. Вся коммуникация между Ведущим Партнером и Управляющим Органом должна проходить через контактное лицо проекта. Контактное лицо является представителем Управляющего Органа на протяжении всего процесса реализации проекта и этапа отчетности. Ведущий Партнер несет ответственность за общение с контактным лицом и регулярное предоставление информации о реализации проекта.
Бранч-офисы Программы в разных странах также оказывают информационную и консультационную поддержку, особенно участникам проектов в России, Швеции и Норвегии.
Проект должен доносить информацию до широкой общественности и повышать уровень ее осведомленности о:
- целях, задачах, мероприятиях и результатах проекта, а также о
- вкладе в проект Программы ПС Коларктик и поддержке участвующих стран в его реализации.
ПРОМАС
PROMAS — это электронная система управления Программой, которая используется в течение всего проектного цикла.
Система используется для подачи в Управляющий Орган проектных Заявок, промежуточных и финальных отчетов, запросов на перевод денежных средств, запросов на изменение, обновления информации по проектам и т. д.
Документы для бенефициаров
Руководства для проектов (последнее обновление 25.1.2021)
Логотип Программы ПС Коларктик
Грант Контракт и его Приложения
СТАНДАРТНЫЕ ПРОЕКТЫ: Документы для Финансовой части Промежуточного отчета (последнее обновление 15.5.2020)
СТАНДАРТНЫЕ ПРОЕКТЫ: Документы для аудиторской проверки (последнее обновление 15.5.2020)
МИКРО ПРОЕКТЫ: Документы для Финансовой части Финального отчета
МИКРО ПРОЕКТЫ: Документы для аудиторской проверки
TESIM Онлайн тренинг
Интерактивная обучающая платформа по трансграничному/приграничному сотрудничеству в рамках Европейского инструмента соседства!
Учебные видео, руководства и учебные материалы в поддержку реализации вашего проекта: Управление проектом и мониторинг, Финансовый менеджмент, Проверка расходов, Коммуникация и капитализация.