PROMAS
Управляющий Орган обновил требования к предоставлению отчетности, шаблоны отчетов и руководство по реализации проектов. Все обновленные документы и руководства доступны на сайте Программы https://kolarctic.info/materials—info/ . Обновленные версии документов необходимо скачать и выслать партнерам и аудиторам для использования при подготовке отчетов.
Перечень обновлений:
1. Изменения в предоставлении оригиналов документов для Промежуточного / Финального отчета
- Приложение 1. Финансовый отчет с детализацией расходов
Оригиналы этого приложения больше не требуется высылать в Управляющий Орган. Подписанную и отсканированную копию документа в формате pdf необходимо прикрепить к Промежуточному отчету в PROMAS.
- Приложение 7. Консолидированный финансовый отчет
Подписанный оригинал Приложения 7 по-прежнему необходимо отправить в Управляющий Орган, подписанная и сканированная копия в формате pdf также прилагается к Промежуточному отчету в системе PROMAS.
2. Обновления документов аудиторской проверки
Обращаем Ваше внимание, что Управляющий Орган принимает старые шаблоны документов тех проектов, которые готовят отчеты в настоящее время.
- EV3 Отчет о проведении аудиторской проверки (обновлен 15 мая 2020 г.)
В документ внесены незначительные изменения.
EV3 Expenditure and revenue verification report 15052020.docx
- EV4 Контрольный список для проверки расходов (обновлен 15 мая 2020 г.)
Список был упрощен. Вопросы, касающиеся внешних услуг, были объединены. Кроме того, добавлен вопрос про НДС и список самоконтроля для аудитора.
EV4 Checklist for the expenditure verification 15052020.docx
3. Новый документ!!! Контрольный список Промежуточного /Финального отчета
Для помощи Ведущим Партнерам Управляющий Орган подготовил список самоконтроля, который можно использовать при подготовке Промежуточного/Финального отчета. Ведущий Партнер может вносить изменения в контрольный список с учетом особенностей проекта (удалять / добавлять необходимые строчки). Ведущий Партнер также может создать собственный контрольный список для своих Партнеров по проекту на основе предлагаемого документа. Партнерам не требуется отправлять контрольные списки в Управляющий Орган. Они используются только для того, чтобы помочь проекту собрать все необходимые документы для Промежуточного / Финального отчета. Полностью сформированный отчет ускорит проверку Финансового отчета Управляющим Органом.
Checklist for Interim/Final report.docx
4. Приложения в системе PROMAS
Обратите внимание на то, что все документы, загружаемые в систему PROMAS, должны быть в формате PDF/JPEG хорошего качества (легко читаемы). В названии файла укажите название документа и партнерскую организацию, например Annex 1_Lapin Liitto
5. Обновление руководства по реализации проекта
Обновлены требования к предоставлению Промежуточного отчета. Также внесены изменения в раздел 10.3.3 «Количественный мониторинг, индикаторы». Важные изменения в руководстве выделены красным и зеленым шрифтом. По любым вопросам, связанным с индикаторами, обращайтесь к контактному лицу Вашего проекта в Управляющем Органе.
Project implementation manual May 2020.pdf
6. Инструкции, связанные с COVID-19
- Отправка подписанных оригиналов документов (Промежуточные отчеты, Дополнительные соглашения и т.д.)
В связи с пандемией COVID-19, оригинал подписанного Приложения 7 финансовой части Промежуточного отчета должен быть предоставлен как можно скорее, но не позднее даты предоставления следующего Промежуточного отчета (денежные средства за следующий отчетный период не будут переведены до получения оригиналов). То же правило применяется к подписанному Промежуточному отчету / Interim report (распечатывается из системы PROMAS) и запросу на перевод денежных средств / Payment request. Для утверждения Промежуточного отчета Управляющему Органу должны быть предоставлены все отсканированные копии подписанных документов .
Если у Вас возникают трудности с получением подписей к документам, которые должны быть предоставлены Управляющему Органу, свяжитесь с контактным лицом Вашего проекта или лицом, проверяющим Ваш отчет в Управляющем Органе. Инструкции будут даны в каждом конкретном случае.
- Приемлемость расходов, связанных с отмененными мероприятиями / встречами
COVID-19 оказал влияние на запланированные встречи и мероприятия проектов. Расходы, понесенные в связи с запланированными и отмененными мероприятиями, считаются приемлемыми, если невозможен возврат авансов, выплаченных поставщикам. К отчетам о расходах, связанных с отмененными встречами и мероприятиями, должна быть приложена документация, подтверждающая, что данные расходы не могут быть возмещены полностью / частично поставщиком услуг.
Более подробную информацию о последних обновлениях в связи с COVID-19 читайте на странице часто задаваемых вопросов: https://kolarctic.info/faq/