Расходы на оплату ПЦР тестов могут считаться приемлемыми, если участники и сотрудники проекта совершают поездки в рамках мероприятий проекта и должны предъявить  отрицательный ПЦР тест.

Тесты могут быть оплачены из следующих  статей бюджета:

• Поездки (Travel and accommodation)

и / или

• Внешние услуги (External Expertise and services)

Более подробную информацию о тестах Вы можете найти здесь

В связи с пандемией COVID-19, оригинал подписанного Приложения 7 финансовой части Промежуточного отчета должен быть предоставлен как можно скорее, но не позднее даты предоставления следующего Промежуточного отчета (денежные средства за следующий отчетный период не будут переведены до получения оригиналов). То же правило применяется к подписанному Промежуточному отчету / Interim report (распечатывается из системы PROMAS) и запросу на перевод денежных средств / Payment request. Для утверждения Промежуточного отчета Управляющему Органу должны быть предоставлены все сканированные копии подписанных документов.

Если у Вас возникают трудности с получением подписей к документам, которые должны быть предоставлены Управляющему Органу, свяжитесь с контактным лицом Вашего проекта или лицом, проверяющим Ваш отчет в Управляющем Органе. Инструкции будут даны в каждом конкретном случае. 

В случае возникновения вопросов к Управляющему Органу, Партнеры проекта сначала связываются с Ведущим Партнером, после чего Ведущий Партнер связывается с Управляющим Органом. 

Организация встреч и мероприятий по проектам во время пандемии COVID-19:

• • • • • Пожалуйста, следуйте инструкциям, данным Вашей организацией / правительством.
        • Обменивайтесь информацией с Вашими Партнерами по проекту, так как инструкции и ограничения отличаются в разных странах и регионах.  
        • На данный момент Управляющий Орган Программы  рекомендует использовать онлайн каналы и средства коммуникации для проведения встреч, семинаров, исследований и других проектных мероприятий. 

COVID-19 оказал влияние на запланированные встречи и мероприятия проектов. Расходы, понесенные в связи с запланированными и отмененными мероприятиями, считаются приемлемыми, если невозможен возврат авансов, выплаченных поставщикам. К отчетам о расходах, связанных с отмененными встречами и мероприятиями, должна быть приложена документация, полученная от поставщика услуг и подтверждающая, что данные расходы не могут быть возмещены полностью / частично .

Пожалуйста, свяжитесь с  контактным лицом Вашего проекта в Управляющем Органе / Норвежском бранч-офисе.

Реализация проекта

Пожалуйста, проверьте рабочий план Вашего проекта, график работ, цели и результаты. По возможности продолжайте реализацию проекта согласно плану, учитывая имеющиеся ограничения. 

Сложности соблюдения графика работ

Сейчас сложно прогнозировать, как будет развиваться ситуация. Тем не менее, вы можете составить ориентировочный план и продумать, какие мероприятия могут быть реализованы в соответствии с изначальным планом проекта, какие мероприятия могут быть реализованы с некоторыми изменениями, какие мероприятия должны быть отложены или даже отменены.

Сможете ли вы достичь поставленных целей проекта и какие меры должны быть для этого приняты? Пожалуйста, свяжитесь с контактным лицом Вашего проекта в Управляющем Органе и проинформируйте его о сложившейся ситуации.

Запрос на продление периода реализации проекта

Если для успешной реализации проекта и достижения результатов необходимо продление периода реализации, Вы можете подать запрос на продление. Запрос должен быть подан не ранее, чем за один год и не позднее, чем за шесть месяцев до окончания первоначального периода реализации проекта.

В настоящее время продление периода реализации проектов возможно до 31.12.2022 г. Запрос на продление проекта следует подавать только в тех случаях, когда другие возможности и меры по адаптации проекта к сложившейся ситуации уже исчерпаны. По вопросам продления обращайтесь к контактному лицу Вашего проекта в Управляющем Органе.

Реализация проекта может быть начата после подписания грант-контракта между Ведущим Партнером проекта и Управляющим Органом Программы Коларктик.

До подписания грант-контракта проектная заявка должна пройти оценку членами региональных экспертных групп России, Финляндии, Швеции и Норвегии и  быть отобранной Совместным Мониторинговым Комитетом (СМК) для финансирования. Также необходимо помнить, что до подписания грант-контракта может потребоваться некоторое время на переговоры между Ведущим Партнером проекта и Управляющим Органом Программы Коларктик. Кроме того, подписанию грант-контракта предшествует подписание договора о партнерстве, в котором все Партнеры проекта обговаривают условия его реализации.

Партнеры проекта должны отправлять в Управляющий Орган Промежуточный отчет (содержательную и финансовую часть) не реже одного раза в год. В подготовке отчета участвуют все Партнеры проекта, основная ответственность за предоставление консолидированного отчета и его отправку в Управляющий Орган лежит на Ведущем Партнере.

Собственный вклад (own contribution) — это софинансирование от Ведущего партнера и Партнеров проекта. Любые приемлемые расходы по проекту могут финансироваться из Собственного вклада. На практике каждый партнер покрывает мин. 10% от своих приемлемых расходов.

Процентное соотношение Собственного вклада указывается в Грант контракте. Итоговая фактическая сумма Собственного вклада будет рассчитываться от итоговых утвержденных расходов по проекту, в соответствии с процентом указанном в Грант контракте. Управляющий Орган будет удерживать эту сумму прямо из платежей.

Заполняя финансовые отчеты, не надо указывать, какие именно расходы по проекту финансированы из Собственного вклада. В отчетах должны быть включены все расходы по проекту. Аудитор подтверждает расходы, финансированные из Собственного вклада, совместно с другими расходами по проекту.

Пример: Партнер А.  Доля собственного вложения – 10%.
Сумма расходов, внесенных в финансовый отчет 105.000 евро.
После проверки отчета, Управляющий Орган признает 5.000 евро не приемлемыми, т.к. данные расходы не соответствуют бюджету и плану проекта, поэтому не относятся к затратам по проекту.
Всего утвержденных расходов за отчетный период 100.000 евро. Из этой суммы будет удержано 10% (10.000 евро) и мы покроем и выплатим только 90.000 евро.
В этом случае, сумма собственного вложения Партнера А – 10.000 евро.

Бюджет проекта может быть изменен, если изменения необходимы для реализации проекта, разумны и обоснованы.

Максимальная сумма гранта, указанная в грант-контракте, не может быть увеличена в любом случае. По вопросам внесения изменений в бюджет Ведущий Партнер должен обратиться к контактному лицу проекта в Управляющем Органе. 

Модификации бюджета могут быть следующими:

1) изменения в пределах одной статьи бюджета;

2) изменения нескольких статей бюджета, не превышающие 15%; 

3)  изменения нескольких статей бюджета, превышающие 15% .

Для того, чтобы понять, о каком из трех вариантов идет речь в Вашем случае, обратитесь к Руководству по реализации проекта, раздел 11.2. Модификации бюджета проекта.

Руководство по реализации проекта можно скачать на сайте Программы: https://kolarctic.info/materials-info/ в разделе «Материалы и информация».

Аудитор Партнера проверяет документацию тендера во время аудиторской проверки и дает свое заключение по поводу приемлемости понесенных расходов.  Управляющий Орган не дает предварительное одобрение на закупку. Программа рекомендует Партнерам связываться со своим аудитором. 

Ведущий Партнер должен предоставить Промежуточный отчет в Управляющий Орган в течение 3 месяцев после окончания соответствующего отчетного периода. 

Промежуточный отчет за последний отчетный период должен быть предоставлен вместе с Финальным отчетом в течение 4 месяцев после окончания периода реализации проекта.

Нет, при подготовке отчетов отчетный период должен быть одним и тем же для всех Партнеров проекта.

Шаблоны финансовой части Промежуточного  отчета можно скачать на сайте Программы https://kolarctic.info/materials-info/ в разделе «Материалы и информация».

Шаблоны периодически обновляются Управляющим Органом. Убедитесь в том, что Вы используете последнюю версию, обозначенную наиболее поздней датой.

Решение о предоставлении отчетности в разные отчетные периоды принимается Управляющим Органом в каждом отдельном случае в зависимости от обстоятельств. 

Ведущий Партнер в любом случае должен запросить разрешение на совмещение отчетных периодов у контактного лица проекта в Управляющем Органе. Ведущий Партнер должен предоставить контактному лицу название организации, которая собирается совместить отчетные периоды, сумму понесенных расходов и перечень мероприятий, в которых участвовала данная организация. Расходы и роль Партнера должны быть незначительны.

Аудитор проверяет не менее 65% от общей суммы расходов, понесенных за отчетный период, и не менее 10% от суммы каждой статьи бюджета.

При проверке непрямых (административных) расходов сверяется только соответствие общей суммы непрямых расходов проценту, утвержденному в бюджете, отдельные статьи расходов не проверяются. 

Ведущий Партнер должен загрузить запрос на перевод  денежных средств / Payment request в систему PROMAS, затем отправить по почте оригинальный подписанный документ в Управляющий Орган.

Ведущий Партнер может самостоятельно рассчитать сумму запрашиваемой части гранта и отправить запрос на перевод денежных средств вместе с Промежуточным отчетом в Управляющий Орган. Ведущий Партнер может запросить не более 90% от суммы расходов российских и финских Партнеров проекта и не более 50% от суммы расходов шведских Партнеров, указанных в отправляемом Промежуточном отчете. При этом оставшиеся расходы должны быть покрыты за счет собственного вклада или софинансирования из других источников. Управляющий Орган проверяет Промежуточный отчет и оплачивает утвержденные расходы. Сумма, подлежащая переводу, может быть меньше, но она не должна превышать сумму, указанную в запросе на перевод денежных средств. 

Ведущий Партнер также может запросить у Управляющего Органа точную сумму следующего платежа после утверждения Промежуточного отчета и затем отправить запрос на перевод денежных средств.