ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

COVID-19

4-ый раунд подачи проектных заявок - отправка распечатанных и подписанных оригиналов документов до 22 мая 2020 г.

Распечатанная заявка и приложения должны быть подписаны уполномоченным представителем Вашей организации и отправлены почтой в Управляющий Орган Программы ПС Коларктик 2014 — 2020 не позднее 22 мая 2020 года. Штамп на конверте (и /или почтовая квитанция) должны содержать четко читаемую дату, подтверждающую отправку до установленного срока.

Всем заявителям рекомендуется выслать подписанные оригиналы документов, как только они будут получены. 

Распечатанная и подписанная заявка и приложения должны быть отправлены по следующему адресу:

Lapin liitto/ Kolarctic CBC programme
Hallituskatu 20 B
PL 8056
FI-96101 ROVANIEMI

На конверте укажите название конкурса, название и адрес Ведущего Партнера и код Вашего проекта.

Отправка подписанных документов (Промежуточный отчет, Дополнительные соглашения и т.д.)

В связи с пандемией COVID-19, оригинал подписанного Приложения 7 финансовой части Промежуточного отчета должен быть предоставлен как можно скорее, но не позднее даты предоставления следующего Промежуточного отчета (денежные средства за следующий отчетный период не будут переведены до получения оригиналов). То же правило применяется к подписанному Промежуточному отчету / Interim report (распечатывается из системы PROMAS) и запросу на перевод денежных средств / Payment request. Для утверждения Промежуточного отчета Управляющему Органу должны быть предоставлены все сканированные копии подписанных документов.

Если у Вас возникают трудности с получением подписей к документам, которые должны быть предоставлены Управляющему Органу, свяжитесь с контактным лицом Вашего проекта или лицом, проверяющим Ваш отчет в Управляющем Органе. Инструкции будут даны в каждом конкретном случае. 

В случае возникновения вопросов к Управляющему Органу, Партнеры проекта сначала связываются с Ведущим Партнером, после чего Ведущий Партнер связывается с Управляющим Органом. 

Мероприятия проекта и текущие ограничения

Организация встреч и мероприятий по проектам во время пандемии COVID-19:

          • Пожалуйста, следуйте инструкциям, данным Вашей организацией / правительством.
          • Обменивайтесь информацией с Вашими Партнерами по проекту, так как инструкции и ограничения отличаются в разных странах и регионах. 
          • На данный момент Управляющий Орган Программы  рекомендует использовать онлайн каналы и средства коммуникации для проведения встреч, семинаров, исследований и других проектных мероприятий. 

Приемлемость расходов, связанных с отмененными мероприятиями и встречами

COVID-19 оказал влияние на запланированные встречи и мероприятия проектов. Расходы, понесенные в связи с запланированными и отмененными мероприятиями, считаются приемлемыми, если невозможен возврат авансов, выплаченных поставщикам. К отчетам о расходах, связанных с отмененными встречами и мероприятиями, должна быть приложена документация, полученная от поставщика услуг и подтверждающая, что данные расходы не могут быть возмещены полностью / частично .

Из-за отмены мероприятий и других ограничений мы не достигнем целевых индикаторов, что делать в этой ситуации?

Пожалуйста, свяжитесь с  контактным лицом Вашего проекта в Управляющем Органе / Норвежском бранч-офисе.

Будет ли продлен период реализации проекта?

Реализация проекта

Пожалуйста, проверьте рабочий план Вашего проекта, график работ, цели и результаты. По возможности продолжайте реализацию проекта согласно плану, учитывая имеющиеся ограничения. 

Сложности соблюдения графика работ

Сейчас сложно прогнозировать, как будет развиваться ситуация. Тем не менее, вы можете составить ориентировочный план и продумать, какие мероприятия могут быть реализованы в соответствии с изначальным планом проекта, какие мероприятия могут быть реализованы с некоторыми изменениями, какие мероприятия должны быть отложены или даже отменены.

Сможете ли вы достичь поставленных целей проекта и какие меры должны быть для этого приняты? Пожалуйста, свяжитесь с контактным лицом Вашего проекта в Управляющем Органе и проинформируйте его о сложившейся ситуации.

Запрос на продление периода реализации проекта

Если для успешной реализации проекта и достижения результатов необходимо продление периода реализации, Вы можете подать запрос на продление. Запрос должен быть подан не ранее, чем за один год и не позднее, чем за шесть месяцев до окончания первоначального периода реализации проекта.

В настоящее время продление периода реализации проектов возможно до 31.12.2022 г. Запрос на продление проекта следует подавать только в тех случаях, когда другие возможности и меры по адаптации проекта к сложившейся ситуации уже исчерпаны. По вопросам продления обращайтесь к контактному лицу Вашего проекта в Управляющем Органе.

 

О ПРОГРАММЕ КОЛАРКТИК

Что такое ППС?

ППС — это Программа Приграничного Сотрудничества. Приграничное сотрудничество является частью Европейского Инструмента Соседства, поддерживающего развитие общего благосостояния и добрососедства между странами Европейского Сообщества и их соседями. 

Что такое ППС Коларктик?

Программа приграничного сотрудничества Коларктик способствует сотрудничеству между странами Северного Калотта (Финляндией, Швецией, Норвегией) и Северо-Западом России. 

Программа выделяет гранты на проекты приграничного сотрудничества, которые отвечают общим стратегиям и приоритетам финских, норвежских, российских и шведских партнеров. 

Общий фокус всех мероприятий проектов, реализуемых при поддержке Программы ПС Коларктик — это развитие международных связей и приграничного сотрудничества.

Раунды подачи проектных заявок

В 2017 и 2018 гг. Программа организовала три раунда подачи проектных заявок.

26 ноября 2019 года на заседании Совместного Мониторингового Комитета было принято решение о проведении 4-го раунда подачи проектных заявок для микропроектов. 4-ый раунд подачи заявок для микропроектов был открыт с 3 февраля по 31 марта 2020 года.

В раунде участвовали заявки по Тематической цели 1. Развитие бизнеса, малых и средних предприятий и Тематической цели 6. Защита окружающей среды, смягчение последствий изменения климата и адаптация к нему. Максимальная продолжительность микропроекта не должна превышать 12 месяцев, а общий бюджет микропроекта должен составить не более 50 000 евро для проектов с участием Партнеров программной территории ЕС и России; и не более 100 000 евро для проектов с участием Партнеров программной территории ЕС, России и Норвегии. 

РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА

Когда можно начать реализацию проекта?

Реализация проекта может быть начата после подписания грант-контракта между Ведущим Партнером проекта и Управляющим Органом Программы Коларктик.

До подписания грант-контракта проектная заявка должна пройти оценку членами региональных экспертных групп России, Финляндии, Швеции и Норвегии и  быть отобранной Совместным Мониторинговым Комитетом (СМК) для финансирования. Также необходимо помнить, что до подписания грант-контракта может потребоваться некоторое время на переговоры между Ведущим Партнером проекта и Управляющим Органом Программы Коларктик. Кроме того, подписанию грант-контракта предшествует подписание договора о партнерстве, в котором все Партнеры проекта обговаривают условия его реализации.

Как часто мы должны отправлять отчеты?

Партнеры проекта должны отправлять в Управляющий Орган Промежуточный отчет (содержательную и финансовую часть) не реже одного раза в год. В подготовке отчета участвуют все Партнеры проекта, основная ответственность за предоставление консолидированного отчета и его отправку в Управляющий Орган лежит на Ведущем Партнере.

Мы хотим внести изменения в бюджет, как это сделать?

Бюджет проекта может быть изменен, если изменения необходимы для реализации проекта, разумны и обоснованы.

Максимальная сумма гранта, указанная в грант-контракте, не может быть увеличена в любом случае. По вопросам внесения изменений в бюджет Ведущий Партнер должен обратиться к контактному лицу проекта в Управляющем Органе. 

Модификации бюджета могут быть следующими:

1) изменения в пределах одной статьи бюджета;

2) изменения нескольких статей бюджета, не превышающие 15%; 

3)  изменения нескольких статей бюджета, превышающие 15% .

Для того, чтобы понять, о каком из трех вариантов идет речь в Вашем случае, обратитесь к Руководству по реализации проекта, раздел 11.2. Модификации бюджета проекта.

Руководство по реализации проекта можно скачать на сайте Программы: https://kolarctic.info/materials-info/ в разделе «Материалы и информация».

Может ли Управляющий Орган дать предварительное одобрение на закупку, если выбранный метод закупок соответствует национальным правилам и требованиям Программы, и закупка является приемлемой?

Аудитор Партнера проверяет документацию тендера во время аудиторской проверки и дает свое заключение по поводу приемлемости понесенных расходов.  Управляющий Орган не дает предварительное одобрение на закупку. Программа рекомендует Партнерам связываться со своим аудитором. 

Когда Ведущий Партнер должен предоставить Промежуточный отчет/ Финальный отчет?

Ведущий Партнер должен предоставить Промежуточный отчет в Управляющий Орган в течение 3 месяцев после окончания соответствующего отчетного периода. 

Промежуточный отчет за последний отчетный период должен быть предоставлен вместе с Финальным отчетом в течение 4 месяцев после окончания периода реализации проекта.

Может ли отчетный период отличаться у партнеров проекта?

Нет, при подготовке отчетов отчетный период должен быть одним и тем же для всех Партнеров проекта.

Где можно скачать шаблоны финансового отчета?

Шаблоны финансовой части Промежуточного  отчета можно скачать на сайте Программы https://kolarctic.info/materials-info/ в разделе «Материалы и информация».

Шаблоны периодически обновляются Управляющим Органом. Убедитесь в том, что Вы используете последнюю версию, обозначенную наиболее поздней датой.

Расходы нашего Партнера в течение этого отчетного периода крайне малы. Можно ли включить расходы этого Партнера в следующий Промежуточный отчет?

Решение о предоставлении отчетности в разные отчетные периоды принимается Управляющим Органом в каждом отдельном случае в зависимости от обстоятельств. 

Ведущий Партнер в любом случае должен запросить разрешение на совмещение отчетных периодов у контактного лица проекта в Управляющем Органе. Ведущий Партнер должен предоставить контактному лицу название организации, которая собирается совместить отчетные периоды, сумму понесенных расходов и перечень мероприятий, в которых участвовала данная организация. Расходы и роль Партнера должны быть незначительны.

Какой процент от общей суммы расходов должен проверить аудитор?

Аудитор проверяет не менее 65% от общей суммы расходов, понесенных за отчетный период, и не менее 10% от суммы каждой статьи бюджета.

При проверке непрямых (административных) расходов сверяется только соответствие общей суммы непрямых расходов проценту, утвержденному в бюджете, отдельные статьи расходов не проверяются. 

Ведущий Партнер отправил Промежуточный отчет в Системе PROMAS. Когда и как мы должны подать запрос на перевод денежных средств? Какую сумму мы должны указать в запросе?

Ведущий Партнер должен загрузить запрос на перевод  денежных средств / Payment request в систему PROMAS, затем отправить по почте оригинальный подписанный документ в Управляющий Орган.

Ведущий Партнер может самостоятельно рассчитать сумму запрашиваемой части гранта и отправить запрос на перевод денежных средств вместе с Промежуточным отчетом в Управляющий Орган. Ведущий Партнер может запросить не более 90% от суммы расходов российских и финских Партнеров проекта и не более 50% от суммы расходов шведских Партнеров, указанных в отправляемом Промежуточном отчете. При этом оставшиеся расходы должны быть покрыты за счет собственного вклада или софинансирования из других источников. Управляющий Орган проверяет Промежуточный отчет и оплачивает утвержденные расходы. Сумма, подлежащая переводу, может быть меньше, но она не должна превышать сумму, указанную в запросе на перевод денежных средств. 

Ведущий Партнер также может запросить у Управляющего Органа точную сумму следующего платежа после утверждения Промежуточного отчета и затем отправить запрос на перевод денежных средств.

 

Подача заявки на грант

На какие цели может быть использован грант Программы ПС Коларктик?

Программа может финансировать проекты, соответствующие Осям приоритетов:

1. Жизнеспособность арктической экономики, природы и окружающей среды;

2. Свобода перемещения людей, товаров и знаний.

В рамках Осей приоритетов Программа делится на четыре Тематические цели:

  • Развитие бизнеса, малых и средних предприятий;
  • Охрана окружающей среды, смягчение последствий изменения климата и адаптация к ним;
  • Повышение доступности регионов, развитие устойчивых, в том числе к климатическим воздействиям, сетей и систем транспорта и связи;
  • Содействие обустройству границ и управлению ими, приграничной безопасности, мобильности и управлению миграцией.

С более подробной информацией о Программе можно ознакомиться в Совместном Программном Документе / Joint Operational Programme Kolarctic CBC 2014-2020.

 

Какой может быть максимальная продолжительность проекта?

Максимальная продолжительность стандартного проекта не может превысить 36 месяцев, микропроекта — 12 месяцев.

Когда можно начинать реализацию проекта?

Проект может быть начат после подписания грант-контракта Управляющим Органом и Ведущим Партнером.

Может ли организация, находящаяся за пределами программной территории, стать Партнером проекта?

Партнеры, находящиеся за пределами территории Программы также могут принять участие в качестве равных Партнеров проекта, если деятельность по проекту затрагивает реализацию мероприятий, предусмотренных программами сотрудничества в Баренцевом регионе или поддержки Евроарктического развития.

(См.  Joint Operational Programme  /Совместный Программный Документ, глава 2.5. Географические требования к участию)

Важно ли проектам иметь Партнеров из 4 стран?

Да, но также необходимо помнить, что количество участвующих стран является лишь одним из критериев отбора: качество, актуальность проекта и потенциал Партнеров не менее важны.

Может ли частная организация быть Ведущим Партнером?

Да. Обратите внимание, что для российской частной организации, выступающей в роли Ведущего Партнера, авансовые платежи со стороны Программы могут быть ограничены.

Допускаются ли к участию Партнеры без бюджета или у каждого участника проекта должен быть свой бюджет?

Да, участие Партнера без бюджета допускается правилами Программы. Если Партнер не располагает возможностью получения финансирования из внешних источников (чаще всего это касается российских государственных / региональных / муниципальных организаций), то такой бюджет может быть одобрен.

Еще одной причиной может быть незначительная роль и бюджет одного из участников проекта. Уместным решением в данном случае может быть включение расходов этого участника в бюджет другого Партнера из той же страны.  Тогда Партнер оплачивает все расходы участника с нулевым бюджетом. 

Напоминаем, что партнерство не является основанием для уклонения от процедуры тендера, необходимой при закупке товаров и услуг.  

Насколько подробным должен быть бюджет проекта (Приложение А)? Можем ли мы добавить в шаблон дополнительные статьи бюджета?

В шаблоне содержатся только основные статьи расходов, которые обычно должны быть заложены в бюджет проекта. Вы можете добавить статьи в зависимости от деятельности Вашего проекта. Не стоит делать подробный бюджет каждого мероприятия. Бюджет не должен быть очень длинным, так как Вы будете отчитываться о понесенных расходах, используя тот бюджет, который Вы сделали.

Что такое собственный вклад? Важен ли источник финансирования?

Собственный вклад / Own contributions

Собственный вклад — это со-финансирование, получаемое от Ведущего Партнера и Партнеров проекта. Им могут являться любые приемлемые расходы по проекту.

Собственный вклад должен составлять не менее 10% от суммы общих приемлемых расходов проекта. Не важно, какой именно источник используется Партнерами для покрытия собственного вклада. Чаще всего собственный вклад обеспечивается самими участниками проекта. Кроме того, он может вноситься другими частными или государственными организациями. На практике каждый Партнер проекта покрывает 10% собственных расхододв.

Размер и процент собственного вклада каждого Партнера указывается в Приложении Е Соглашение о партнерстве / Annex E: Partnership Statement. Итоговая сумма собственного вклада рассчитывается от общей суммы одобренных расходов проекта путем её умножения на процент, указанный в Приложении Е.

Отчет о собственном вкладе

Нет необходимости указывать, какие именно расходы в бюджете проекта будут покрыты за счет собственного вклада. Собственный вклад должен быть обозначен только в Финансовом плане (вкладка 2 Приложения А Бюджет проекта) и в Приложении Е Соглашение о партнерстве.

Расходы проекта, покрытые при помощи собственного вклада, включаются в финансовый отчет вместе с другими расходами по проекту.  Они не выделяются в отдельную группу расходов. Аудитор проверяет расходы, оплаченные из собственных средств, вместе с другими расходами.

 Управляющий Орган рассчитывает долю собственного вклада от общих утвержденных приемлемых расходов по проекту. Далее эта сумма вычитается из платежей. 

В Приложении А (бюджете проекта) нет формулы для подсчета зарплаты по проекту, как её правильно рассчитать?

В шаблоне документа:

Ежемесячная зарплата: общая ежемесячная заработная плата сотрудника организации.
Работа по проекту в %: процент рабочего времени, занимаемого на работу по проекту.
Месяцы: реальное количество времени, в течение которого сотрудник будет работать по проекту.

Пример:

Заработная плата сотрудника организации составляет 2 000€. Данный сотрудник будет работать по проекту 50% рабочего времени. Таким образом, его ежемесячная зарплата за работу в проекте составит 2 000€ X 50% = 1 000€. Сотрудник будет работать на проект в течение 12 месяцев.

Подсчет:
Ежемесячная зарплата: 2 000€
Работа по проекту в %: 50%
Месяцев: 12
Общая сумма: 2 000 € X 50% X 12 = 12 000 €

Являются ли отпускные расходы, а также оплата больничных листов и отпуска по уходу за ребенком приемлемыми расходами? Как отразить их в бюджете?

Да, они являются приемлемыми, когда это соответствует национальному законодательству. Другие виды компенсаций, например, единовременная выплата бонусов или премий могут считаться  приемлемыми, только если они не противоречат национальному законодательству и право на их получение распространяется на всех сотрудников организации. 

Оплата больничных листов и отпуска по уходу за ребенком                                                                                                                                                      

Оплата больничных листов, декретных отпусков считается приемлемой только в том случае, если они оплачиваются в соответствии с национальным законодательством. Приемлемыми считаются те расходы, которые не компенсируются из других источников, таких как национальная система социального обеспечения, система налогообложения или обязательное / добровольное страхование. Для сотрудников, занятых неполный рабочий день, данные расходы высчитываются, исходя из среднего количества рабочих часов по проекту за предыдущие шесть (6) месяцев.

Услуги по охране труда, предусмотренные национальным законодательством, также могут рассматриваться как приемлемые расходы. Для сотрудников с неполной занятостью они рассчитываются так же, как и оплата больничных листов. Данный вид расходов указывается в статье бюджета «Внешние услуги», строка «другие» / «other».

В приложении A. “Детализация бюджета” в подзаголовке 1. Персонал Вы можете добавить дополнительную строку “Ежегодная оплата отпуска” и указать общую сумму отпускных начислений для всех сотрудников. Или эти суммы могут быть указаны прямо в ежемесячной зарплате сотрудников.

Нужно ли отправлять в Управляющий Орган оригиналы приложений заявки или достаточно сканированных копий, загруженных в PROMAS?

Форму заявки, заполненной и отправленной в системе PROMAS, необходимо распечатать, подписать и выслать в Управляющий Орган до закрытия раунда подачи проектных заявок. К заявке необходимо приложить оригиналы приложений  D и  E, если они уже получены  Ведущим Партнером до закрытия раунда. В противном случае оригиналы приложений D и  E необходимо выслать в Управляющий Орган при первой возможности. 

Должен ли Ведущий Партнер собрать со всех Партнеров проекта оригиналы Приложений E "Соглашение о партнерстве" для их последующей отправки в Управляющий Орган?

ДА. Но часто бывает так, что подписанное Партнером приложение не может быть получено Ведущим Партнером до закрытия Раунда проектных заявок. Поэтому Управляющий Орган рекомендует Партнерам проекта заполнить Соглашение о партнерстве, затем отсканировать его и отправить отсканированную копию Приложения Е Ведущему Партнеру. Затем Ведущий Партнер загружает все полученные копии приложений в систему PROMAS. Оригиналы Соглашения о партнерстве  при первой возможности должны быть отправлены каждым Партнером в Управляющий Орган.

 

Нужно ли прикреплять к заявке свидетельства о регистрации всех Партнеров? Должны ли они быть переведены на английский язык?

Да, к заявке прикрепляется свидетельство регистрации каждого Партнера проекта. Переводить на английский язык свидетельства НЕ НУЖНО.

Задать вопрос

  • Сообщите свой эл.адрес, если хотите получить ответ по эл.почте
  • Это поле используется для проверочных целей, его следует оставить без изменений.